Es inevitable, las vacaciones llegan a su fin. Adiós al descanso playero, las cervezas hasta las tantas en el chiringuito de confianza y las horas de lectura sin interrupciones. La rutina está a la vuelta de la esquina y con ella las infinitas horas sentados delante del ordenador y las reuniones que parece que nunca llegan a su fin.
“Vaya aguafiestas”, estaréis pensando. Lejos de querer serlo, escribimos esta entrada como llamada de atención a empresarios y directores de Recursos Humanos que aún observan con recelo los eventos corporativos y que nunca han organizado uno entre sus equipos. Y de paso aprovechamos para aplaudir a aquellos que organizan al menos uno durante el “curso laboral” -ya sabéis eso que dicen de que una vez al año no hace daño-.
Los eventos de empresa son lugares donde los empleados pueden interactuar, crear vínculos y compartir tiempo de calidad fuera del entorno laboral. ¡Eso es así! Pero para que sea exitoso hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes. ¿Os parece si los repasamos?
- VALÓRA (LO)
Reconocer y darle el valor que tiene como estrategia de éxito a nivel interno es lo primero. La organización de un evento entre la plantilla de nuestra firma nos permitirá, en primer lugar, conocer a nuestros equipos más a fondo y obtener diferentes visiones de cada uno; y en segundo lugar, fomentar las relaciones y la confianza entre todos, ya que no dejan de ser, al fin y al cabo, eventos de comunicación. Estos encuentros contribuyen a mejorar el clima laboral, llamando a la colaboración y al trabajo en equipo, mejorando las relaciones y ayudando a definir roles. Por no hablar del plus de motivación que transmiten, ya que rompen, en cierto modo, con la monotonía de la oficina. Son, muchas veces, el antídoto perfecto para combatir el estrés y mejorar el estado de ánimo de los empleados.
- 1ª lección aprendida: Sí, merece la pena organizar en algún momento del año un evento de empresa.
2. PREPÁRA (LO)
No nos engañemos, crear un evento “a la altura” de tus trabajadores requiere grandes esfuerzos de planificación y organización. Esto no nos debe echar para atrás… Volvemos al primer punto: ¡tendrá su recompensa!
La clave está en una buena puesta en marcha y, si es posible, con cierta anticipación. Esta última vendrá determinada, principalmente, por la estación del año, el tipo y número de invitados y, sobre todo, el objetivo principal del evento.
Para esto, y no lo decimos solo nosotros, sino que entra dentro del manual básico de cualquier profesional del sector de los eventos, debemos de centrarnos en tres fases principales: Fase de preproducción, fase de producción y fase de postproducción.
La primera incluye todas las acciones de preparación y planificación realizadas de cara al evento (elección de lugar y fecha, fijación de un presupuesto y promoción). En esta fase se establecen los objetivos y las estrategias, así como un cronograma de momentos y actividades que sucederán durante la jornada.
La segunda comprende el evento en sí. Hablamos de la gestión y la coordinación para que todo salga según lo planeado. Si se trata de un evento de gran envergadura con muchas partes implicadas, es recomendable realizar un ensayo general que nos confirme que todo va a ir sobre ruedas.
La última fase, y no menos importante, no solo se trata tanto del desmontaje y recogida de material, sino de la evaluación y análisis de los resultados del evento para conocer si verdaderamente ha tenido el éxito que esperábamos.
- Aquí tenemos la 2ª lección: Organiza cuidadosamente tu evento para poder obtener de él los mejores resultados.
3. CONSÚLTA (LO)
¿Formal o informal? Cuando hablamos de organizar un evento corporativo podemos estar hablando de cenas, una fiestas de Navidad, bienvenidas a nuevos miembros del equipo, viajes de ‘team-building’, convenciones, aniversarios, entregas de premios…
Independientemente de su categoría pueden resultar un auténtico quebradero de cabeza a la hora de planificarlos, sobre todo cuando no estás acostumbrado. En este caso, delegar en profesionales es quizás la mejor decisión que puedas tomar si decides emprender esta pequeña aventura. Contar con su especialización y experiencia, así como con su agilidad y capacidad de improvisación en caso de problemas, nos ahorrará tiempo, dinero y, sobre todo, complicaciones. Lo último que necesitas es que un evento que se organiza para mejorar el rendimiento de tu empresa termine empeorando la relación con los empleados, o convirtiéndose en una comidilla en la máquina de café.
- Por tanto, la última y 3ª lección es: Haz caso a los que saben y todo saldrá bien.
Septiembre, al igual que junio, es para La Alquimista un mes idóneo para la organización de este tipo de eventos corporativos. Después de sus vacaciones, tus trabajadores estarán mucho más relajados y motivados. Aprovecha esta energía y buen rollo para empezar con el pie derecho este nuevo curso. ¿Te ayudamos a gestionarlo?
